Datenschutzerklärung

1. Wer ist verantwortlich?

Für diese Website, die Konten der Umzugsunternehmen und die freiwilligen Trainingsfotos

Ercan Ayyildiz, Umzugsscan
Am Hüttenhof 7, 50170 Kerpen
E-Mail: info@umzugsscan.app, Telefon: 0176 56399624

Einen Datenschutzbeauftragten müssen wir nicht benennen (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG). Für alle Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter der oben genannten Adresse.

Für Ihre Angaben und Fotos als Kunde eines Umzugsunternehmens

Verantwortlich ist das Umzugsunternehmen, das Sie eingeladen hat. Sein Name und Logo stehen oben in der Aufnahme. Umzugsscan ist dabei nur Dienstleister (Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO): Wir speichern und werten Ihre Daten so aus, wie das Umzugsunternehmen es vorgibt, und nutzen sie nicht für eigene Zwecke. Ausnahme sind die freiwilligen Trainingsfotos (Abschnitt 4.5).

Fragen zu Ihren Daten und Anträge auf Auskunft oder Löschung richten Sie am besten direkt an Ihr Umzugsunternehmen. Wenn Sie sich an uns wenden, leiten wir Ihre Anfrage dorthin weiter.

Für die kostenlose Aufnahme ohne Umzugsunternehmen

Wenn Sie Ihre Wohnung auf scan.umzugsscan.app selbst aufnehmen, ohne von einem Umzugsunternehmen eingeladen worden zu sein, ist Umzugsscan selbst verantwortlich (Kontakt oben). Einzelheiten in Abschnitt 4.9.

2. Hosting und Server-Protokolle

Umzugsscan läuft auf einem Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen. Der Server steht in Helsinki, Finnland, also in der EU. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Bei jedem Aufruf der Programmschnittstelle (api.umzugsscan.app) speichert der Server ein Zugriffsprotokoll: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Statuscode und Browserkennung. Das brauchen wir, um Fehler und Angriffe zu erkennen. Grundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Protokolle werden nach 7 Tagen gelöscht. Fehlermeldungen des Programms (ohne IP-Adresse) werden nach 14 Tagen gelöscht.

Alle Verbindungen sind verschlüsselt (HTTPS).

Datensicherung: Damit bei einem Defekt nichts verloren geht, sichern wir jede Nacht die Datenbank, die Fotos und die Einstellungen. Die Sicherung wird verschlüsselt, bevor sie den Server verlässt, und auf einem Speicher (Storage Box) der Hetzner Online GmbH in der EU abgelegt. Den Schlüssel haben nur wir. Wir bewahren tägliche Stände 7 Tage, wöchentliche 4 Wochen und monatliche 3 Monate auf; danach werden sie gelöscht. Grundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb und unsere Pflicht zur Datensicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f, Art. 32 DSGVO).

3. Speicherung in Ihrem Browser – keine Cookies

Wir setzen keine Cookies. Wir nutzen keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Dienste und laden keine Inhalte von fremden Servern (keine fremden Schriften, Skripte oder Karten).

Im Speicher Ihres Browsers legen wir nur ab, was für die Funktion nötig ist:

• Aufnahme (scan.umzugsscan.app): Ihr Zwischenstand und Ihre Fotos, bis sie übertragen sind. So geht nichts verloren, wenn Sie unterbrechen oder kurz kein Netz haben. Nach dem Absenden werden die Fotos aus dem Browser entfernt. Außerdem merkt sich der Browser, welche Aufnahme zu Ihrem Link oder (bei der kostenlosen Aufnahme) zu Ihrer bestätigten E-Mail-Adresse gehört.
• Business-Bereich (app.umzugsscan.app): die Anmeldung, damit Sie angemeldet bleiben. Beim Abmelden wird sie gelöscht.
• Website (umzugsscan.app): nur auf der Seite „Umzugscheckliste“, welche Punkte Sie abgehakt haben. Das bleibt in Ihrem Browser und wird nicht an uns übertragen.

Diese Speicherung ist technisch unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); eine Einwilligung ist dafür nicht nötig. Sie können die Daten jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers löschen.

4. Wenn Sie als Kunde Ihre Wohnung aufnehmen

4.1 Welche Daten?

• Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
• Wunschtermin, Auszugs- und Einzugsadresse mit Etage, Aufzug und Laufweg
• Räume, Fotos der Räume, Ihre Markierungen und Notizen, gewünschte Leistungen
• technische Werte zu den Fotos (Schärfe, Helligkeit), Zeitpunkt Ihrer Bestätigungen

Auf Fotos können zufällig weitere Dinge zu sehen sein. Bitte fotografieren Sie deshalb keine Personen, keine Ausweise und keine Dokumente oder Briefe.

4.2 Wofür?

Damit Ihr Umzugsunternehmen ohne Besichtigung ein Angebot erstellen kann: Umfang des Umzugs, Volumen, Gewicht, Kartons, Fahrzeit. Umzugsscan berechnet keine Preise; das Angebot macht das Umzugsunternehmen.

Grundlage ist die Vorbereitung Ihres Umzugsvertrags auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und Ihre Zustimmung zu Beginn der Aufnahme (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

4.3 Auswertung mit künstlicher Intelligenz (Anthropic, USA)

Die Fotos, die Raumangaben, Ihre Markierungen und Notizen sowie die gewünschten Leistungen werden an Anthropic übermittelt und dort vom KI-Modell „Claude“ ausgewertet. Die KI erkennt Möbel und schätzt das Volumen. Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse schicken wir nicht mit. Das Ergebnis ist eine Schätzung; das Umzugsunternehmen prüft sie und kann sie korrigieren. Über Ihren Umzug entscheidet nicht die KI; eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Anbieter: Anthropic, PBC, 548 Market Street, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA.

Die USA sind ein Land außerhalb der EU. Grundlage für die Übermittlung sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission, die Bestandteil des Vertrags zur Auftragsverarbeitung (Data Processing Addendum) mit Anthropic sind (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Anthropic verwendet die Daten nach eigenen Angaben nicht zum Training seiner Modelle und löscht sie in der Regel nach 7 Tagen.

4.4 Berechnung der Strecke (openrouteservice)

Für Entfernung und Fahrzeit zwischen Auszug und Einzug fragen wir den Routendienst openrouteservice der HeiGIT gGmbH, Schloss-Wolfsbrunnenweg 33, 69118 Heidelberg, an. Übermittelt werden nur Straße (ohne Hausnummer), Postleitzahl und Ort – keine Namen und keine Hausnummern.

4.5 Freiwillig: Fotos zur Verbesserung der Erkennung

Zu Beginn der Aufnahme können Sie zustimmen: „Fotos dürfen zur Verbesserung der Erkennung gespeichert werden.“ Dann behalten wir Kopien Ihrer Fotos, wenn die Originale gelöscht werden. Gespeichert werden nur das Foto, der Raumtyp und die erkannten Möbel – ohne Ihren Namen, ohne Adresse, ohne Bezug zu Ihrer Aufnahme und ohne Zeitpunkt. Wir nutzen sie, um die Erkennung von Umzugsscan zu verbessern. Dafür ist Umzugsscan selbst verantwortlich.

Grundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie ist freiwillig; ohne sie werden Ihre Fotos vollständig gelöscht. Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen – in der Aufnahme selbst, bei Ihrem Umzugsunternehmen oder bei uns. Nach dem Löschen der Originale lassen sich die Kopien Ihnen nicht mehr zuordnen; ein Widerruf wirkt dann nur noch für die Zukunft. Die Kopien werden gelöscht, sobald sie für die Verbesserung nicht mehr gebraucht werden, spätestens nach 24 Monaten.

4.6 Wie lange wird gespeichert?

• Fotos: werden automatisch gelöscht, sobald die Frist des Umzugsunternehmens abgelaufen ist – gerechnet ab dem Absenden, bei nicht abgesendeten Aufnahmen ab dem Beginn. Die Frist beträgt in der Regel 90 Tage; sie wird Ihnen vor dem ersten Foto genannt. Die Prüfung läuft jede Nacht.
• Die ganze Aufnahme (Kontakt, Adressen, Räume, Inventarliste, Bericht und Ergebnis der KI-Auswertung): wird automatisch gelöscht, wenn sie 12 Monate lang nicht mehr geändert wurde. Das Umzugsunternehmen kann diese Frist zwischen 3 und 24 Monaten einstellen und die Aufnahme jederzeit vorher löschen. Unbenutzte Einladungen mit Ihrem Namen werden nach derselben Frist gelöscht.
• Beendet das Umzugsunternehmen seinen Vertrag mit Umzugsscan, werden alle seine Daten einschließlich der Aufnahmen spätestens 30 Tage danach gelöscht.
• Sicherungskopien (Abschnitt 2) enthalten gelöschte Daten noch höchstens 3 Monate lang.

4.7 Bestätigung per E-Mail

Wenn Sie eine E-Mail-Adresse angeben, bekommen Sie nach dem Absenden eine kurze Bestätigung. Sie kommt im Namen Ihres Umzugsunternehmens über das Postfach info@umzugsscan.app; Antworten gehen direkt an das Umzugsunternehmen. Grundlage ist die Vorbereitung Ihres Umzugsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

4.8 Wer bekommt die Daten?

Das Umzugsunternehmen, das Sie eingeladen hat. Außerdem, nur soweit nötig, die Dienstleister aus den Abschnitten 2, 4.3 und 4.4 (Hetzner, Anthropic, HeiGIT). Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht für Werbung weiter.

4.9 Kostenlose Aufnahme ohne Umzugsunternehmen

Sie können Ihre Wohnung auch ohne Einladung aufnehmen und bekommen dafür ein PDF mit Räumen, Möbeln, einer groben Kartonzahl und einigen Fotos, das Sie selbst an Umzugsfirmen schicken können. Dafür ist Umzugsscan verantwortlich. Es gelten die Abschnitte 4.1 bis 4.5 mit diesen Besonderheiten:

• Anmeldung ohne Passwort: Wir speichern Ihre E-Mail-Adresse und schicken Ihnen einen 6-stelligen Code mit Link. Code und Link gelten 30 Minuten und werden nur verschlüsselt (als Prüfwert) gespeichert. Mit derselben E-Mail-Adresse melden Sie sich später wieder an. Je E-Mail-Adresse gibt es eine Aufnahme.
• Zweck und Grundlage: die Aufnahme und das PDF für Sie zu erstellen (Nutzung unseres kostenlosen Angebots, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), und Ihre Zustimmung zu Beginn der Aufnahme (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Um Missbrauch zu verhindern, begrenzen wir die Zahl der Codes und neuen Aufnahmen (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• KI-Auswertung und Strecke: wie in 4.3 und 4.4; Anthropic, HeiGIT und Hetzner arbeiten dabei für uns.
• E-Mails: der Code zur Anmeldung und eine Nachricht mit dem PDF, sobald die Aufnahme ausgewertet ist, beide von info@umzugsscan.app.
• Weitergabe: Das PDF schicken Sie selbst an Umzugsfirmen Ihrer Wahl, über das Teilen-Menü Ihres Handys oder Ihr eigenes E-Mail-Programm; über unsere Server läuft dabei nichts. Von uns geht Ihre Aufnahme nur an ein Umzugsunternehmen, wenn Sie zustimmen: Ein Unternehmen mit Umzugsscan-Konto kann sie mit Ihrem Aufnahme-Code anfragen. Sie bekommen dann eine E-Mail mit dem Namen des Unternehmens und entscheiden selbst. Erst nach Ihrer Zustimmung erhält das Unternehmen eine Kopie (Kontakt, Termin, Adressen, Räume, Möbel, Fotos) und ist dafür ab dann selbst verantwortlich (Abschnitt 1, zweiter Absatz). Grundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Mehrere Unternehmen sind möglich, jedes nur mit eigener Zustimmung. Unbeantwortete Anfragen verfallen nach 14 Tagen.
• Löschen: Sie können Ihre Aufnahme jederzeit selbst löschen („Aufnahme löschen“). Dann sind Angaben, Fotos, Ergebnis und Ihre E-Mail-Adresse sofort gelöscht. Kopien, die Umzugsunternehmen mit Ihrer Zustimmung übernommen haben, liegen dann bei diesen; dafür wenden Sie sich an das jeweilige Unternehmen. Sonst gilt: Fotos 90 Tage nach dem Absenden (nicht abgesendete Aufnahmen ab Beginn), die ganze Aufnahme 12 Monate nach der letzten Änderung. E-Mail-Adressen ohne Aufnahme löschen wir nach einem Tag. Sicherungskopien wie in Abschnitt 2.

5. Wenn Sie als Umzugsunternehmen ein Konto haben

Wir speichern die Angaben zu Ihrem Konto: Firmenname, Anschrift, Telefon, E-Mail, Website, Logo, Name und E-Mail der Nutzer, das Passwort (nur verschlüsselt als Prüfwert), Anmeldungen (Zeitpunkt, Browserkennung), Einstellungen und die Nutzung Ihres Kontingents. Das brauchen wir, um Ihnen Umzugsscan bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Sie können Ihr Konto im Firmenbereich jederzeit selbst löschen; dann werden alle Daten sofort gelöscht (ausgenommen Rechnungen, siehe 5.1). Sonst löschen wir das Konto mit allen Daten spätestens 30 Tage nach Ende des Vertrags, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen (z. B. Rechnungen: 8 bis 10 Jahre nach Handels- und Steuerrecht). In den Sicherungskopien sind die Daten danach noch höchstens 3 Monate enthalten.

5.1 Bezahlung über Stripe

Pakete und Guthaben bezahlen Sie über Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland). Wir geben an Stripe Ihren Firmennamen, die Rechnungsanschrift, die E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Ihre USt-IdNr. weiter. Kartendaten und Kontodaten (SEPA-Lastschrift) geben Sie direkt auf der Seite von Stripe ein; sie erreichen unsere Server nie. Stripe erstellt die Rechnungen und das Kundenportal (Paket wechseln, kündigen, Rechnungen herunterladen). Grundlage ist die Erfüllung des Vertrags und unsere Pflicht zur Rechnungsstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Stripe ist für die Zahlungsabwicklung teils selbst verantwortlich (z. B. Betrugsprävention, Geldwäscheprüfung); Stripe kann Daten auch in die USA übermitteln, abgesichert über Standardvertragsklauseln. Datenschutzhinweise von Stripe: https://stripe.com/de/privacy

Prüfung der USt-IdNr.: Geben Sie als Firma aus einem anderen EU-Land eine USt-IdNr. an, prüfen wir sie beim Speichern über das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem (VIES) der Europäischen Kommission. Nur mit gültiger Nummer gilt die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge). Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuerrechtliche Pflichten).

Wir speichern bei uns den Stand Ihres Pakets, Ihr Guthaben und den Zahlungsstatus (z. B. „Zahlung fehlgeschlagen“), nicht aber Zahlungsdaten. Rechnungen bewahren Stripe und wir nach den gesetzlichen Fristen auf (bis zu 10 Jahre), auch wenn Sie Ihr Konto löschen.

Für die Daten Ihrer Kunden schließen wir mit Ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Eine Vorlage finden Sie unter umzugsscan.app/avv.

6. Kontaktformular und E-Mail

Über das Formular im Impressum können Sie uns schreiben. Wir speichern Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Nachricht und den Zeitpunkt. Die Nachricht wird automatisch per E-Mail über das Postfach info@umzugsscan.app an unser Postfach info@umzugsscan.app geschickt; beide Postfächer liegen bei der Hetzner Online GmbH (siehe Abschnitt 2). Ihre E-Mail-Adresse steht darin als Antwortadresse, damit wir Ihnen direkt antworten können. Das Gleiche gilt, wenn Sie uns direkt eine E-Mail schicken. Wir nutzen die Angaben nur, um Ihre Anfrage zu beantworten. Grundlage ist unser berechtigtes Interesse, Anfragen zu beantworten, bei Anfragen zu einem Vertrag die Vertragsanbahnung (Art. 6 Abs. 1 lit. f bzw. lit. b DSGVO). Gespeicherte Formularnachrichten werden nach 12 Monaten automatisch gelöscht, E-Mails, sobald sie nicht mehr gebraucht werden.

Gegen Spam enthält das Formular ein verstecktes Feld und nimmt je Anschluss höchstens fünf Nachrichten in der Stunde an. Ihre IP-Adresse speichern wir dafür nicht dauerhaft.

Außerdem verschickt Umzugsscan E-Mails, die für den Betrieb nötig sind (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): die Bestätigung der E-Mail-Adresse bei der Registrierung, Links zum Zurücksetzen des Passworts oder zum Ändern der Anmelde-E-Mail, an Umzugsunternehmen eine Nachricht zu jeder neuen Aufnahme (mit dem Bericht als PDF) und an Kunden die Bestätigung nach dem Absenden (Abschnitt 4.7). Alle diese E-Mails gehen über das Postfach bei der Hetzner Online GmbH. Werbung und Newsletter verschicken wir nicht.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf

• Auskunft über Ihre Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung falscher Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Herausgabe Ihrer Daten in einem gängigen Format (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf unserem berechtigten Interesse beruhen (Art. 21 DSGVO),
• Widerruf einer Einwilligung, jederzeit und mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Als Kunde eines Umzugsunternehmens wenden Sie sich am besten an das Umzugsunternehmen (siehe Abschnitt 1).

8. Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Sie können sich bei jeder Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de

9. Pflicht zur Angabe

Sie müssen uns keine Daten geben. Ohne Kontaktangaben, Adressen und Fotos kann Ihr Umzugsunternehmen aber kein Angebot ohne Besichtigung erstellen.

Stand: Oktober 2026